Guía completa de gestión de proyectos: metodologías y beneficios

 

¿Sueñas con convertir tus ideas en proyectos exitosos? La gestión de proyectos es la llave que te abrirá las puertas al éxito.
 

En esta guía completa, te sumergirás en el fascinante mundo de la planificación, organización y ejecución de proyectos, descubriendo las metodologías más eficientes y los beneficios que te catapultarán hacia tus objetivos.

 

Aprenderás a navegar por las diferentes etapas de un proyecto, desde la definición del alcance hasta la evaluación final, dominando las herramientas y técnicas que te convertirán en un maestro de la gestión de proyectos

 

Los proyectos, ya sea que se trate de mejorar un proceso interno, de realizar un trabajo para un cliente o producir bienes y servicios, constituyen el núcleo de una idea de negocio.

 

Por lo que una buena planificación, junto con instrucciones claras para que los miembros del equipo de proyectos sepa qué hacer en cada fase del proyecto, será de gran ayuda para conseguir los objetivos que la empresa se ha marcado.

 

Y ahí es donde entra en juego la gestión de proyectos.

 

¿Qué es la gestión de proyectos?

Se trata del conjunto de herramientas, técnicas, conocimientos y habilidades que se utilizan para planificar y dirigir con éxito todas las acciones que engloban un proyecto.

 

La gestión de proyectos hace posible supervisar todos los procedimientos, de principio a fin, con el objetivo de entregar un trabajo de calidad, a tiempo y dentro del presupuesto establecido.

 

También pone de manifiesto los problemas que pueden surgir durante el proceso, lo que permite al equipo encontrar soluciones rápidas y eficaces.

 

Todo plan de acción se sustenta en tres pilares fundamentales: el tiempo, el coste y el alcance. Es lo que se conoce como el Triángulo de Gestión de Proyectos.
 

Es importante tenerlo en cuenta porque, a través de él, podremos determinar si nuestras acciones se encaminan al éxito o al fracaso.

 

Cada uno de estos criterios depende de los otros dos. Por ejemplo, si se reduce el tiempo, el coste (monetario, humano y de recursos) aumentará.

 

Mientras que el alcance fija los tiempos y el personal necesario para llevar a cabo las diferentes tareas, lo cual influye directamente en el coste.

 

Un trabajo tan extenso y laborioso, como es la administración de proyectos, requiere de un equipo cualificado y bien organizado, dirigido por alguien capaz de manejar cada una de las etapas del proceso y tomar las decisiones oportunas.

 

Hablamos del gerente o administrador de proyectos. Por regla general, el equipo estará formado por personas de diferentes áreas que no acostumbran a trabajar juntos.

 

Así que, para que haya unidad y colaboración, el gerente de proyectos debe ser hábil en campos como la comunicación y la negociación. De esta manera, todos serán capaces de alcanzar el objetivo común.

 

Por otro lado, es necesario que el gerente tenga en mente el cronograma de cada tarea, sea capaz de reaccionar rápidamente cuando surjan problemas y planifique bien los recursos para que no se disparen los costes.

 

 

Etapas de la gestión de proyectos

Como hemos mencionado anteriormente, en cada proyecto hay decenas de tareas a realizar, por lo que se requiere mucho trabajo y planificación.

 

Para evitar que se convierta en una labor inalcanzable o en un caos, en lugar de abordarlo en su totalidad, será más fácil de manejar si se divide en fases. Veamos cuáles son las más comunes:

 

 

 

1. Inicio

Consiste en analizar la viabilidad del proyecto. Para ello, es preciso determinar si la estimación del tiempo, el coste y los resultados que se pretenden conseguir, son asequibles para la empresa. También qué metodología se va a seguir, qué recursos se van a utilizar y qué riesgos pueden surgir.

 

2. Planificación

Es el momento de realizar un plan de proyecto en el que se detallen todas las tareas que se van a realizar, quién las va a llevar a cabo, qué tiempo requerirá cada una de ellas y qué recursos serán necesarios.

 

Con una visión clara del proyecto, los equipos no irán a ciegas, aprenderán a comunicarse mejor y serán capaces de afrontar con éxito los obstáculos que encuentren a lo largo del camino.
 

Al mismo tiempo, el coste, el calendario y el alcance del proyecto estarán bajo control.

 

3. Ejecución

En esta fase se pone en práctica lo planificado, es decir, se crea el entorno de trabajo, se gestionan los recursos, se asignan las tareas a cada equipo y se ejecutan. Al final, se entregan los resultados al cliente.

 

El gerente de proyectos debe estar bien atento porque en esta fase es donde suelen aparecer los problemas. Además, debe mantener a los trabajadores motivados y enfocados en el objetivo.

 

4. Control y seguimiento en gestión de proyectos

A medida que el proyecto avanza, se debe supervisar su progreso para identificar los problemas y corregirlos de forma rápida y eficiente.

 

Hay que comprobar con frecuencia si se está cumpliendo con el plan de acción, si se están alcanzando las metas o si, por el contrario, es necesario hacer ciertos ajustes en cuanto al control de calidad, el tiempo o los costes.

 

A este respecto, es muy útil elaborar informes de seguimiento.

 

5. Cierre del proyecto

En esta última fase se verifica que todo se haya llevado a cabo según lo previsto. Si es así, se cierra el proyecto y se entrega al cliente.

 

La evaluación final dejará al descubierto los posibles fallos que se hayan podido cometer. Y eso servirá para mejorar en el futuro y tomar decisiones más acertadas.

 

¿Y cómo se gestiona todo este proceso? Se puede llevar a cabo de dos maneras: manualmente, echando mano de notas adhesivas, pizarras, hojas de cálculo, etc.; o bien, utilizando un software de gestión de proyectos.

 

Este segundo método consiste en una colección de herramientas desarrolladas para mejorar la eficiencia del equipo.

 

Cada empresa, en función del tipo de proyecto y su envergadura, debe decidir qué método es el más adecuado.

 

Metodología para la gestión de proyectos

Existe una amplia gama de métodos, pero el idóneo será aquel que mejor se adapte a las necesidades de cada proyecto.

 

A continuación te mostramos, brevemente, cuáles son los más utilizados:

 

1. Secuenciales

Representan los métodos más tradicionales, aquellos que se basan en la completa finalización de una etapa para poder pasar a la siguiente.

 

La ventaja de este sistema es que cada fase está controlada, sin embargo, es poco flexible.

 

Si surge la necesidad de realizar algún cambio en alguna de las fases, hay que hacerlo casi desde el principio, lo que supone volver a comenzar de nuevo todo el proceso.

 

Las metodologías más conocidas en este apartado son:

• Cascada (o Waterfall): se basa en la secuencia, paso a paso, de las cinco etapas. Es muy utilizada en los sectores de la construcción y la manufacturación.

 

• Método de la ruta crítica (Critical Path Method, o CPM): se centra en determinar el tiempo estimado para completar un proyecto.

 

• Gestión de proyectos de cadena crítica (Critical Chain Project Management, o CCPM): está más enfocado en el uso de recursos que en los plazos.

 

• PMI/PMBOK: Esta metodología, avalada por el Project Management Institute (PMI), consta de 47 procesos agrupados dentro de las 5 etapas básicas. Aparecen publicadas en la guía Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Es un método más flexible y metódico que los anteriores.

 

2. Agile

Es la metodología preferida de muchas empresas debido a su gran flexibilidad y poder de adaptación.
 

Divide el proyecto en fases mucho más pequeñas y estimula la cooperación del equipo, así como la comunicación con el cliente.

 

También permite la rápida identificación de los riesgos y realizar los ajustes necesarios en cualquier punto del proceso.

 

De Agile derivan:

• Scrum: se llevan a cabo grandes cargas de trabajo en poco tiempo.

• Extreme Programming (XP): su objetivo es conseguir una elevada calidad del producto y la satisfacción del cliente.

• Kanban: es uno de los sistemas más visuales. Mediante notas o casillas en la hoja de cálculo se establecen las prioridades y objetivos que cada miembro del equipo debe cumplir en el plazo de tiempo establecido. De esta manera se sabe en todo momento cómo avanza el proyecto.

 

3. Metodología de la cadena de eventos (Event Chain Methodology, o ECM)

Se centra en identificar los riesgos potenciales y evitar que se produzcan. Y en el caso de que se hicieran realidad, saber cómo solucionarlos y qué impacto tendrían en el proyecto.

 

4. Técnica de evaluación y revisión de proyectos (Project Evaluation Review Technique, o PERT)

Analiza el tiempo necesario para completar cada tarea, así como el plazo mínimo para tener listo todo el proyecto.

 

5. Six Sigma

Se centra en la reducción o eliminación de cualquier fallo en el producto o servicio que impida cumplir con los requisitos del cliente.

 

6. Lean Six Sigma

Es un método orientado a mejorar los procesos de trabajo (reuniones, documentación, etc.) con el fin de aumentar la rentabilidad y la productividad de los procesos.

 

7. Lean Manufacturing

A diferencia del método anterior, su objetivo es la optimización de los procesos relacionados con el producto (calidad, cantidad, materias primas, mejora de la maquinaria, etc.).

 

8. Proyectos en ambientes controlados (Projects in Controlled Environments, o PRINCE2)

Es un método que basa su planificación en la entrega de productos dentro del tiempo y costes estimados. Es flexible y el papel de cada miembro del equipo está bien definido.

 

9. Proyectos de integración de métodos sostenibles (Projects Integrating Sustainable Methods, o PRISM)

Consiste en integrar la idea de sostenibilidad en cada fase del proyecto para reducir el impacto medioambiental que puede ocasionar la fabricación y el ciclo de vida útil de un producto o servicio.

 

Beneficios de la gestión de proyectos

Si se planifica bien todo el proceso, cuentas con un equipo comprometido y aplicas las metodologías correctas, obtendrás numerosos beneficios.

 

Esto supondrá un impacto positivo en la empresa, que se verá reflejado en los resultados. Por ejemplo:

 

• Se optimizan los métodos de trabajo.

• Mejora la comunicación interna.

• Se gestionan mejor los costes.

• Se fomenta el trabajo en equipo.

• Se identifican rápidamente los errores.

• La calidad, tanto del trabajo realizado como del producto final, mejora.

• Se aprende a fijar objetivos razonables y asequibles.

• Aumentan las oportunidades de negocio.

 

En resumen, toda empresa que quiera ahorrar en tiempo y costes, así como mejorar su reputación, debería implementar en su estrategia de negocio la gestión de proyectos.