Características para elegir un CRM

Es común que, como empresarios, nuestra meta diaria sea maximizar las ventas, optimizar los productos o servicios, e inclusive expandir nuestra compañía. Y para apoyarnos en ese proceso, en muchos casos, tendemos a buscar las características para elegir un CRM (Gestor de Relaciones con los Clientes) que nos ayude a alcanzar dichos objetivos. 

Pero, encontramos tanto contenido en la web que al final no sabemos con certeza si la decisión correcta es contratar un CRM como herramienta. ¿Estás seguro de que las funcionalidades de un sistema CRM se adaptan a mi modelo empresarial? o ¿Realmente mi equipo puede ejecutar sus estrategias con un CRM? Básicamente, lo que conocemos esta herramienta es, que hace que los proceso de nuestra empresa sean más eficientes (en especial las B2B), potencian la colaboración entre equipos, obtienen una visión completa del cliente y generan informes relevantes. Pero, hay más. 

Es importante conocer todas las características para elegir un CRM porque te permite aprovechar al máximo la funcionalidad y los recursos que ofrece la plataforma. De hecho, existe información muy valiosa y menos conocida sobre la implementación de este, que son importantes tener en cuenta, y aquí tenemos algunos:

¿Qué debo tener en cuenta para elegir un CRM?

1. La implementación de un CRM puede llevar tiempo y esfuerzo

No es simplemente una cuestión de instalar o contratar el software y comenzar a usarlo. Este proceso requiere paciencia y constancia en la planificación, configuración y personalización según las necesidades de nuestra empresa. Es importante tener en cuenta este proceso antes de esperar resultados inmediatos.

La adopción exitosa de un CRM a menudo implica un cambio de hábitos, tareas, responsabilidades y rutinas en la organización, especialmente debido a los procesos de automatización de los CRM. Puede hacer que nuestro equipo de trabajo adopte nuevas formas de trabajar y comparta información de manera más efectiva. 

Es necesario tener mente abierta, y estar dispuestos al cambio para que el proceso se genere de forma exitosa y no haya resistencia por parte de ningún equipo. Y no solo eso, también, proporcionar capacitación adecuada a tu equipo para asegurarte de que comprendan cómo utilizar todas las funcionalidades y cómo aprovechar al máximo la herramienta. Además, fomenta una cultura de adopción en toda la organización para que todos los miembros del equipo utilicen el CRM de manera consistente y actualicen la información regularmente.

2. Un CRM de calidad, trae datos de calidad.

Si los datos ingresados son incorrectos o están desactualizados, la utilidad del CRM se ve comprometida. Para ello, es importante: 

• Hacer seguimiento constante de los clientes y llevar a cabo proceso de actualización de datos. 
• Hacer uso de campañas y formularios que ayuden a la obtención de datos. 
• Establecer políticas para garantizar la calidad y precisión de los datos en el sistema como registro de datos por medio de correo electrónico. 

Dentro de los CRM se almacenan datos confidenciales de los clientes, por lo que es crucial garantizar la seguridad y privacidad de la información. Esto implica medidas como la protección con contraseñas, el acceso restringido a datos confidenciales y el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos.

El CRM puede conectarse con otras herramientas o sistemas utilizados por una empresa. Estas integraciones permiten una mayor eficiencia y sincronización de datos entre diferentes plataformas, facilitando el seguimiento de los clientes, la comunicación con los mismos y la obtención de una visión completa de las interacciones. 

A continuación te mostramos algunas integraciones que puedes realizar con un CRM: 

• Correo electrónico como Microsoft Outlook o Gmail. Vinculan los correos electrónicos enviados y recibidos directamente con los registros de los clientes en el CRM. 
• WhatsApp para atender de forma efectiva a tus oportunidades de venta y clientes actuales. 
• Herramientas de marketing como MailChimp, que permiten sincronizar datos de clientes entre el CRM y las plataformas de marketing. Esto posibilita el envío de correos electrónicos segmentados, la personalización de campañas y un seguimiento más efectivo del rendimiento de marketing.
• Facebook para captar datos de clientes y ejecutar estrategias de conversión.
• Servicio de atención al cliente con opción de preguntas, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS), permiten una gestión más eficiente de los tickets de soporte.
• Sistemas de facturación y contabilidad como los ERPs que permitan que los datos del cliente, simplificando la gestión de las transacciones y la generación de informes financieros.

3. Centralización de la información con un sistema CRM

Al reunir y almacenar en un solo lugar todos los datos relacionados con tus clientes y las interacciones que tienes con ellos. Como lo notaste anteriormente, dentro del CRM se almacena todo el registro de datos de los clientes, independientemente del origen de la información, ya sea de redes sociales, correos, telefonía y otros canales de comunicación. Es decir que tienes una visión de 360º de cada uno.

Esto por medio de: 

• Recopilación de datos desde diversas fuentes. Estos datos se ingresan manualmente o se capturan automáticamente a través de integraciones con otras herramientas y sistemas utilizados por tu empresa.

• Almacenamiento estructurado, clasificación y análisis de toda la información por medio de campos, categorías. Esto ayuda a la generación de informes gráficos o detallados, cotizaciones, facturación, órdenes de compra, pedidos y demás, de forma rápida y eficiente. 

• Centraliza la información en un solo lugar para que cualquier miembro de tu equipo tenga visibilidad y acceso a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento.  Esto ayuda a evaluar el progreso, identificar patrones, medir resultados y tomar decisiones basadas en datos sólidos.

• Actualización de información en tiempo real: Cuando se actualiza un dato en el CRM, la información se actualiza de manera inmediata en toda la plataforma. Esto significa que cualquier cambio realizado por un miembro del equipo, como agregar una nota o actualizar el estado de una oportunidad de venta, se reflejará instantáneamente para todos los usuarios autorizados. Evitando inconvenientes de comunicación o gestión. 

• Historial de interacciones de cada cliente. Esto incluye correos electrónicos enviados y recibidos, llamadas telefónicas realizadas, reuniones programadas, transacciones completadas y cualquier otra actividad relevante. El historial de interacciones proporciona una visión completa de las interacciones pasadas y ayuda a mantener un seguimiento coherente con los clientes.

• Las necesidades de cada empresa son únicas, por ende, debes buscar un CRM con grandes niveles de adaptabilidad de acuerdo al sector. No todos los CRM funcionan para todas las empresas. Y, aun así, si el CRM ofrece lo necesario para tu negocio. Debe pasar por un proceso de personalización. Como cualquier página web, debes personalizar los campos, menús, clic, herramientas de acuerdo al tema, sector, ámbito y tipo de empresa que posees. 

Y como las anteriores, existen muchas otras funcionalidades que cada CRM puede ofrecernos. Sin embargo, no solo debemos tener en cuenta los aspectos que puedan beneficiarnos, sino también las limitaciones que se puedan encontrar dentro de la herramienta. Es importante investigar y comprender completamente el CRM que elijamos, así como considerar los factores internos y externos que pueden afectar su implementación y uso.