Implementa la automatización de procesos en tu empresa

Durante los últimos años hemos escuchado hablar de la automatización y si bien esto hace parte de las estrategias digitales, no todas lo saben implementar. Estas tácticas para programar tareas te ayudarán a obtener resultados notables, por ende debes aprovechar todas las plataformas u aplicaciones que cuenten con este tipo de inteligencia artificial.

Al hablar de automatización de procesos se define como “el uso de las nuevas tecnología para ejecutar tareas o procesos recurrentes en un negocio” y fue pensado para aumentar la eficiencia y reducir costes. De acuerdo con mckinsey.com, los equipos dedican casi el 20% de su tiempo a actividades que podrían programarse, por esto cada vez más empresas cambian sus estrategias con el fin de aprovechar mejor este tiempo.

Por ejemplo, cada vez que tienes una oportunidad de venta en la fase de “interesado” puedes automatizar una tarea en la que cada vez que pase de esta fase a otra, se le envíe un correo electrónico de forma automática con información necesaria que contribuya a tu cierre de venta. También puedes programar actividades futuras que te recuerden que en X fecha debes reunirte con un posible cliente o llamarlo.

Desde hace varios años se ha demostrado que aquellos negocios que basan sus procesos en automatizaciones tienen la posibilidad de enfocarse en otras tareas de mayor impacto, generando así una mejor inversión de tiempo/dinero. Y hoy, en este artículo quiero contarte algunas estrategias simples, pero que harán de tu empresa un negocio rentable, sostenible y escalable.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización?

• Incrementa la productividad
• Reduce las probabilidades de cometer errores
• Ahorro de tiempo en la ejecución de ciertas tareas
• Mayor orden y optimización de la comunicación interna gracias al manejo de un mismo lenguaje de trabajo
• Integración de diferentes sistemas en uno mismo
• Reducción de costos

¿Qué desventajas tiene la automatización?

• Preocupación de los empleados por ser despedidos o cambios en sus funciones
• Resistencia a la tecnología
• Procesos muy exactos, por lo cual los equipos pueden perder la flexibilidad en sus labores

Paso a paso para automatizar procesos en tu empresa

Si bien es cierto, aún falta un camino amplio por recorrer frente a este tipo de estrategias. Sin embargo, para fines de 2026, se estima que el segmento de pequeñas y medianas empresas tendrán la oportunidad incrementar sus ingresos por más de USD $1,600 millones durante hasta el 2026.

Entonces, ¿Por dónde comenzar?

1. Aprovecha las herramientas gratuitas

Comienza por lo básico, implementa respuestas automáticas en tus redes sociales o saca provecho de todo lo que puedes hacer con WhatsApp Business como cargar tu catálogo y tus datos, esto le ahorrará tiempo a tus oportunidades de venta de preguntarte información de tu marca.

Adicionalmente, puedes establecer mensajes de ausencia para que cuando no estés en horario laboral, ellos sigan interactuando contigo, al igual que si diseñas un mensaje de bienvenida cada vez que comiencen a interactuar con tu marca.

Otra de las herramientas que puedes usar son las Landing Page Gratuitas, que son esas páginas creadas con el objetivo de convertir a los visitantes en interesados, de tal manera que se automatizan los procesos cambiando la forma de ingresar los datos de las oportunidades de venta manualmente por un modo de “autogestión” en la que los mismos visitantes dejan sus datos y así puedas comenzar a hacerles el respectivo seguimiento, hasta cerrar tu venta. Estas Landing Pages se caracterizan por ser sencillas, concisas y con formularios simples para facilitar la conversión.

Quizá te interese: La magia de las landing page

Otra opción que sin duda catapultarán tus resultados son los CRM, si bien algunas de estas soluciones son pagas, en el mercado encontrarás opciones muy completas en versiones gratuitas. Esta te permitirá sincronizar a tus equipos de marketing, ventas y servicio al cliente para alcanzar objetivos en conjunto y mejorar tus resultados.

Un modo de sacarle provecho es centralizar todos los datos recolectados en tus fuentes de prospección (landing Pages, WhatsApp, emails, Redes sociales, Google Ads, etc.), de esta forma sabrás que son clientes potenciales para que el área comercial comience a realizar el seguimiento correspondiente a través de las diferentes fases de venta hasta cerrarlas. Una vez se conviertan en clientes, entra el equipo de Servicio al Cliente a fidelizarlos.

Como ves, son opciones muy completas, sin costo y que te generarán resultados exitosos.

2. Identifica cuáles son las tareas repetitivas de tu equipo

Es comprensible sentir temor frente a dejar muchas funciones en manos de una máquina, sin embargo, es necesario aclarar, que si bien una automatización marcha por sí misma, es importante revisar con cierta frecuencia que todo vaya tal como inicialmente lo dejaste, ya que por motivos como actualizaciones de software o alguna configuración errada o edición pueden arrojarte hacia una experiencia negativa.

Una vez seas consciente de esto, puedes dar inicio al proceso de análisis de las tareas:

3. Tareas que puedes automatizar en tu empresa

Actualmente, hay muchas tareas o procesos que se pueden automatizar, sin embargo, no todos aplican para todos los sectores. Entre los más comunes están:

• Notificaciones
• Procesos de compras
• Estrategias de Email Marketing
• Gestionar solicitudes de servicio al cliente y soporte técnico
• Entrada y migración de datos
• Segmentación
• Respuestas automáticas
• Copias de seguridad y restauración
• Pedidos
• Facturación y Nómina

4. Integra tus herramientas

Facilita tu trabajo integrando distintas herramientas en una sola. Por ejemplo, si tienes un CRM puedes integrarlo con tus plataformas favoritas, de tal manera que toda la información que reciba desde cualquier solución, llegue al CRM y no pierdas la trazabilidad de lo que sucede con tu empresa.

Algunas de las integraciones favoritas que puedes obtener con un CRM ideal son:

• Google Ads
• WhatsApp
• Chatbot
• Facebook
• Mailchimp
• Landing Pages
• Páginas Web
• Formularios Web
• Woocommerce
• Google Workspace y Outlook 360
• Clickatell
• Jivochat
• Zappier ¡y muchos más!

Como ves, el programar tus actividades puede ayudarte en gran medida. Solo debes contar con las herramientas de acuerdo a las necesidades de tu empresa y comenzar a analizar como optimizar el tiempo, de esta forma podrás mirar hacia el futuro creciente de tu negocio.