Gestiona tus casos con un CRM para Abogados

CRM para abogados: La gestión de relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés) se ha convertido en una herramienta esencial en diversos sectores, y el ámbito legal no es la excepción.

Los abogados, enfrentados a un volumen creciente de información y la necesidad de mantener una comunicación eficaz con sus clientes, encuentran en los sistemas CRM un aliado indispensable.

La relación con el cliente debe ser clara, constante y cercana, de esto dependerá que sea cual sea el proceso que esté enfrentando, termine satisfecho y te recomiende con otras personas que puedan solicitar tus servicios. De esto depende el éxito de tu empresa.

Los abogados, como cualquier otra profesión, necesitan implementar estrategias que faciliten su trabajo, pero a su vez que den solución a los requerimientos de sus clientes en el menor tiempo posible y es allí en donde realizar una transición de los métodos tradicionales para adoptar un cambio digital se hace más evidente.

Por su puesto, el material físico, en especial en el ámbito legal y jurídico, se mantendrá por un largo tiempo, sin embargo, en este artículo quiero darte a conocer las estrategias más simples y rentables que pueden generar un gran impacto si de gestionar a tus clientes se trata. Esto para atraer y fidelizarlos para que tu cómo profesional o como empresario, sigas creciendo.

Principales problemas para los abogados que no tienen CRM

1. Desconocen la necesidad de adquirir un CRM y le temen a las nuevas tecnologías, por ende a automatizar.

2. No almacenan o centralizan la información de sus clientes, por lo general solo la llevan en su teléfono cómo número de contacto para llamarla o hablarle a través de WhatsApp.

3. Rara vez le apuestan a mostrar sus servicios en redes sociales o pautas.

4. Corren el riesgo de perder documentos durante los procesos.

5. No llevan un orden establecido de cuándo contactar a los clientes o a terceros que estén implicados en el proceso de cada caso. Por ejemplo, juzgados, demandados, contactos jurídicos, etc.

6. Presentan problemas de comunicación con colegas de la firma, bufette, despacho u oficina.

Esto, solo por mencionar algunas de las situaciones más comunes. Sin embargo, al llegarse a mitigar, pueden marcar una gran diferencia frente al desempeño y la comunicación con los clientes; Esto entendiendo que hay muchos procesos que seguirán en un statu quo en este campo.

Cómo le ayuda un CRM a los abogados

Quitarse la venda de los ojos, entender que la tecnología es amiga y que no remplazará a nadie de su equipo es el primer paso y aquí te daré las razones para que como abogado/a ahorres más tiempo y ganes más dinero sobrepasando a tu competencia con efectividad.

Si bien los abogados no necesitan de un flujo de ventas como sucedería en otros sectores, si es netamente necesario una estrategia que le muestre el proceso con los clientes que está por recibir y los actuales ¿para qué? Para que no se te escape ningún detalle y al final esté satisfecho con tus servicios.

Como lo mencione anteriormente, no todos los abogados cuentan con una base de datos de sus clientes y si la tienen, les puedo asegurar que está en un archivo en Excel desactualizada y tal vez ni sepan por qué razón está en esa base.

Entonces, el primer punto que le facilita un CRM para abogados es la centralización de la información, es decir, que podrás saber desde donde tuvo el primer acercamiento para solicitar tus servicios, visualizar qué le has enviado vía email, WhatsApp, documentación, si es el caso las cotizaciones, sus datos personales, etc.

Además, podrás añadir tags para segmentarlos y hacer una campaña de marketing masiva con ellos, dependiendo de su caso.

Por ejemplo, si tienes varios casos de demandas de alimentos, puedes enviarles a estas personas información sobre documentos a tener en cuenta o contarles sobre otros servicios que prestes.

Una vez tengas toda tu base de datos actualizada y lista en el CRM para abogados tienes cuatro caminos por recorrer, el primero es atraer más clientes, el segundo gestionar los clientes, el tercero fidelizarlos y el cuarto, medir el avance.

¿Cómo atraer más clientes con un CRM?

Hablar de campañas de marketing digital no es un tema muy común para los servicios legales, pues una de sus formas más frecuentes para conseguir clientes nuevos es por voz a voz o referidos.

Sin embargo, en esta época de transformación digital, si tu nombre o tu firma no está en redes sociales o en motores de búsqueda, prácticamente no existe y no solo basta con tener una página web desactualizada o redes sociales abandonadas, se necesitan actualizaciones constantes que den credibilidad a los futuros clientes.

En este orden de ideas, el CRM te ayuda a traer clientes a través de redes sociales, Google Ads, formulario web (como en el “Contáctenos”), landing pages, WhatsApp (añadiendo el botón en tus sitios web) y toda la información que logres obtener desde allí, se trasladará automáticamente al CRM para abogados.

Por ejemplo, puedes crear Landing Pages con cada uno de tus servicios, en este caso tomaré como ejemplo una enfocada a Acciones de Tutela, divulgas este servicio a través de redes sociales y aquellas personas interesadas le darán clic y las llevará a tu landing page, allí dejan sus datos para una asesoría y en tu CRM aparecerá que X persona (con los datos que hayas pedido) se convirtió desde Facebook en la landing page para acciones de tutela y está listo para que lo contactes.

Ahora bien, puedes dar una mejor impresión si a esto le sumas un correo automático para que lo reciban después de que dejen sus datos en el que le digas  “Hola, Nombre. Gracias por tu interés en nuestros servicios, en minutos te contactaré vía telefónica para brindarte una asesoría personalizada en la Acción de Tutela que necesitas ejercer”.

Te aseguro que con esta estrategia cautivarás a más de un cliente potencial. Además, te ayudará a entender desde donde te buscan más y aprovechar esos canales para divulgar tus servicios.

Gestiona a tus clientes

Una vez comiences a recibir a tus clientes, puedes crear diferentes etapas (generales) en el CRM para que tengas claro en donde está cada uno. ej. de etapas: Asesoría - En Proceso- firma de contrato. Mientras vas avanzando con cada cliente, lo vas arrastrando de una etapa a otra.

Durante cada etapa, tendrás diferentes contactos con tus clientes, llamadas, envío y recepción de documentos ¡Todo quedará en el CRM!

Además, podrás asignar a cada uno diferentes notificaciones que te recuerden, llamadas importantes, reuniones, emails o cualquier tarea relacionada con su proceso.

Esto se brindará un mayor orden en su gestión.

Además, podrás automatizar un sin fin de que te permitirán enfocarte en otros pendientes, así serás más eficiente, mientras que el CRM hace su trabajo.

Fideliza a tus clientes

No hay mayor valor para tu firma que un cliente feliz, este se encargará de divulgar su gran experiencia y podría ser un caso de éxito para la empresa.

Esta fidelización la logras con un proceso detallado de sus preguntas, quejas, reclamos y sugerencia y esto también te lo permite un CRM y por supuesto, también quedará reflejado en la cronología. 

También tiene que ver el trato humano, pero todo esto sumado, dará como resultado más clientes para ti.  

Además, es importante que después de cada caso, continúes en contacto con tus clientes.

Medir el avance

Toda empresa, sin importar el tamaño o el sector, debe basarse en métricas y si tus procesos los plasmas en un CRM, este te dará los informes en tiempo real de cómo se comporta tu equipo, tus clientes, los proceso y todo lo que necesites saber a tiempo para continuar como vienes o encontrar la falla para ser una empresa impecable.

Como ves un CRM si contribuye a una mayor efectividad, además que tu equipo no tendrá ningún tipo de inconvenientes porque tendrán acceso a todo lo que necesiten y mejorará la comunicación a nivel interno y externo.

Si no tienes un CRM en tu firma de abogados, te recomiendo este…

Si bien el mercado del CRM es ampliamente competitivo, el sector legal y jurídico también lo es, por lo cual la herramienta de tu empresa debe ser 100% adaptable a tus necesidades, entender qué funcionalidades tiene la solución que elijas, ya que todas son muy diferentes y lo ideal es que no desperdicies sus funcionalidades, ni que te hagan falta.

DataCRM cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva que genera una mayor adaptabilidad para tu equipo, cuenta con una aplicación móvil que te ayudará a gestionar a tus clientes desde cualquier dispositivo o lugar. Sin embargo, tiene cuatro funcionalidades clave (de muchas más) que harán que tu empresa tenga aún mejores resultados:

1. Te ayuda a activar tus campañas de Facebook Ads y Google Ads para que puedas optimizar la atracción de oportunidades de venta para tu empresa. Esto con inteligencia artificial y un acompañamiento intensivo por parte del equipo de DataCRM.

2. Cuenta con una integración nativa de WhatsApp para múltiples agentes y con una sola línea para todo el equipo, lo cual te ayuda a que todas las solicitudes que recibes por este chat no se pierdan y así tu servicio sea 100% efectivo.

3. Te brinda una cronología que te dará una visión 360º de lo que sucede con tu cliente, mostrándote documentos, conversaciones, emails y todo lo relacionado con él.

4. Puedes crear landing pages ilimitadas para captar más interesados en tus servicios.

>> Así funciona DataCRM <<

Además, sus constantes actualizaciones permiten que el usuario esté a la vanguardia de las estrategias digitales y así optimicen sus procesos a partir de tareas automáticas, informes, cotizaciones, arroja métricas en tiempo real, lo cual te da un panorama actualizado de todo lo que sucede con tus clientes y equipo y un módulo exclusivamente para llevar todas las preguntas, quejas, reclamos o sugerencias (PQRS), así tus clientes podrán recibir a tiempo sus soluciones, soporte o comentarios de tu servicio, entre muchas más funcionalidades.